Voor makers/projectleiders

Omschrijving projectontwikkeling en rolverdeling

Het is de missie van de Stichting KIST vol verhalen (verder KIST vol verhalen) om mensen, culturen en generaties met elkaar te verbinden.
De doelstelling van KIST vol verhalen is het initiëren, organiseren en uitvoeren van culturele, historische, en educatieve projecten waarbij maatschappelijke binding doel en middel zijn. Doel daarbij is het verbinden van een gemeenschap (community building) door middel van het gezamenlijk realiseren van culturele, historische en educatieve projecten.

Het bestuur is eindverantwoordelijk voor beleid, uitvoering van beleid en financiën van de stichting als geheel. Daarmee ligt de eindverantwoordelijkheid van de projecten die onder de hoede van de stichting worden uitgevoerd bij het bestuur. Het bestuur houdt toezicht en begeleidt en adviseert de projectleiders.
KIST vol verhalen werkt op projectbasis. Iedereen kan een projectvoorstel indienen bij KIST vol verhalen. Het bestuur bepaalt of het project bij de doelstelling van KIST vol verhalen past. Ieder project heeft een projectleider.
Hieronder wordt beschreven hoe het proces van projectontwikkeling bij KIST vol verhalen verloopt (Fases in het project), wat KIST vol verhalen verwacht van een projectleider (taken en verantwoordelijkheden) en welke taken en verantwoordelijkheden bij het bestuur liggen.

Fases in het project

IDEE
Iemand heeft een idee. Dit idee werkt hij/zij kort uit op papier en brengt dit aan bij een lid van het bestuur van KIST vol verhalen. Die denkt mee, geeft feedback, adviseert en helpt mee om een concept projectplan op te stellen.

PROJECTPLAN
In deze fase wordt het idee uitgewerkt tot een projectplan. Een projectplan bestaat uit een inhoudelijk deel, een begroting, een dekkingsplan en een planning in de tijd.
Het uitwerken wordt gedaan door de projectleider vaak in samenwerking met een bestuurslid van KIST (maar er kan ook een team gevormd worden die de verschillende onderdelen uitwerkt).
Het projectplan is voor het bestuur van KIST de grondslag voor een besluit over een GO-noGO van het project. Daarnaast wordt het projectplan gebruikt bij het aanvragen van subsidies. Per subsidieaanvraag kan het projectplan verschillen rond doelstellingen;
doelgroepen; beoogde resultaten.

In het projectplan wordt in ieder geval opgenomen:

De opdrachtgever
De opdracht
De verantwoordelijke projectleider
Aanleiding
Doelstellingen
Beoogde resultaten
Doelgroep(en)
voor wie
belang van de groep / omvang van de groep
hoe deze te bereiken
wat is de impact
Inhoud project
Uitvoerende organisatie
Planning en looptijd op hoofdlijnen
Marketing/communicatieplan (inzet welke middelen)
Financiën
begroting
dekkingsplan / overzicht voorgenomen subsidieaanvragen/ donateurs / giften
Evaluatie

In deze fase kan de voortgang van het project besproken worden tijdens de vergaderingen van KIST vol verhalen.
Als het inhoudelijke plan, de begroting, het dekkingsplan en de planning uitgewerkt zijn wordt het voorgelegd aan het bestuur van KIST vol verhalen.

BESTUURLIJK OVERLEG GO/NO GO PLANFASE
Het bestuur ontvangt het concept projectplan.
Het bestuur beoordeelt de haalbaarheid van het project en geeft suggesties over de uitwerking en hoe te komen tot een definitief projectplan.
Het bestuur besluit in deze fase tot een GO/noGO voor het in werking zetten van het projectplan. Pas na een GO kunnen subsidies worden aangevraagd.
Ook geeft het bestuur een oordeel over de haalbaarheid van het planning, met name over het tijdpad van subsidieaanvragen – toekenning en de start van de uitvoering.

FINANCIERING EN DRAAGVLAK
In deze fase wordt er gezocht naar financiering voor het project. Hoe dit gebeurt wordt beschreven in het projectplan. Voor deze periode is ook een planning en een inschatting van de investering van de betrokkenen.

BESTUURLIJK GO/NO GO
De projectleider dient het definitieve projectplan in bij het bestuur. Samen met het bestuur kijkt de projectleider naar de binnengekomen en toegezegde gelden en hoe zich dat verhoudt tot de plannen.
Het bestuur besluit tot een GO/NO-GO. Als de begroting is gedekt kan de uitvoerende fase beginnen.

Als de begroting niet is gedekt kan de projectleider besluiten tot aanpassing van het projectplan en, in overleg met de financiers en bestuur, een aangepast projectplan gaan realiseren. In dat geval neemt het bestuur opnieuw een besluit over een GO/NO-GO.

UITVOERING
De projectleider stelt het team samen (zijn de mensen beschikbaar of moeten er andere gezocht worden). Rollen worden verdeeld. De planning uitgewerkt. Als er een substantiële afwijking in het projectplan plaatsvindt ten aanzien van kosten, subsidies,
tijd of inhoud, moet de projectleider dit tijdig terugkoppelen naar het bestuur.

De projectleider maakt een overzicht van de eisen van de subsidiegevers ten aanzien van de subsidietoekenning (bv betrokkenheid, naamsvermelding, evaluatie-afspraken) en voegt dit toe aan het projectplan.

AFSLUITING EN VERANTWOORDING
In deze fase maakt de projectleider het eindverslag en levert dit aan bij het bestuur.
Het bestuur stelt op deze grondslag de eindevaluatie op, maakt de financiële balans op en sluit de begroting af. Het bestuur verzorgt de financiële en inhoudelijke verslaglegging aan alle financiers conform de afspraken.
Een eventuele spin-off (bv verspreiding van het eindproduct) en PR wordt in kaart gebracht en een planning voor gemaakt.

Verantwoordelijkheden en taken projectleider

De opdrachtgever van het project is KIST vol verhalen. Elk project bij KIST vol verhalen heeft een projectleider. Deze persoon is aanspreekpunt voor het bestuur en voor derden.
Zij/hij is de bewaker van het proces van het hele project (zie hier boven). Zij/hij zorgt voor de ontwikkeling van het projectplan.

Een projectleider is de verbinder van het project, hij/zij verbindt de verschillende betrokkenen (financiers, vrijwilligers, instanties) en stuurt het uitvoerende team aan.
Het is zeer waarschijnlijk dat de projectleider ook andere rollen in het project vervult, bv research, concept, regie, grafisch vormgeving, pr etc. De projectleider is zich bewust van deze verschillende rollen en verantwoordelijkheden die daarbij horen. Hij/zij zorgt voor een goede communicatiestructuur en regelmatige terugkoppeling naar het team en naar het bestuur. De projectleider beheert het budget en bewaakt de kwaliteit.
Zij/ hij is de spin in het web.

VERANTWOORDELIJKHEDEN

procesbewaking
budgetbeheer
communicatie (intern en extern)
teamsamenstelling
kwaliteitsbewaking

TAKEN

ontwikkelen projectplan
aansturen van het team
opdrachtgever van het team
eerste aanspreekpunt met bestuur KIST vol verhalen, opdrachtgever en financiers
bewaking van de begroting
maakt een eindverslag over het project voor het bestuur

Verantwoordelijkheden en taken bestuur

Eindverantwoordelijkheid van de projecten die onder de hoede van KIST vol verhalen worden uitgevoerd.
Het bestuur houdt toezicht en begeleidt en adviseert de projectleiders.
Het bestuur geeft de opdracht tot het uitvoeren van het projectplan. Het bestuur beoordeelt of de doelstelling past bij de KIST vol verhalen en beoordeelt de haalbaarheid van het project.
Het bestuur geeft een GO/NO GO voor het project.

Het bestuur denkt mee bij het verdere vormgeven en uitvoering van het project. Daartoe wordt minimaal een bestuurslid aangewezen als ondersteuner van het project.
Het bestuur biedt hulp bij het opstellen van een projectplan.
Het bestuur dient de subsidieaanvragen in.
Het bestuur voert de financiële administratie van het project.
Het bestuur ondersteunt het project met (adviezen over) PR via website, Nieuwsbrief en andere media.
Het bestuur verantwoordt het project bij de subsidiegever(s) en donateurs.