Hoe ontwikkel je een project
Van idee tot projectplan
Je zet je idee op schrift en benadert het bestuur. Een of meer bestuursleden gaan dan met je in gesprek. Ze geven feedback op je idee, geven advies of helpen je om het idee in het format van het projectplan te zetten.
Projectplan
Het projectplan bestaat uit een inhoudelijk plan, een begroting, een dekkingsplan en een planning.
Inhoudelijk plan
In het inhoudelijk plan ligt het accent op de beschrijving van het plan en de eventuele fasering ervan. Er kan bijvoorbeeld eerst sprake zijn van een researchfase en dan van uitvoering van specifieke activiteiten. Er staat ook in wie de opdrachtgever is (dat is altijd het bestuur van stichting KIST), hoe de opdracht luidt en wie de verantwoordelijke is (dat ben jij als projectleider). Als er sprake is van een projectteam, staan de namen van de teamleden er ook in. In dit inhoudelijke deel staan ook pr- en communicatieactiviteiten beschreven.
Begroting
Alle kosten worden benoemd. In de begroting staan ook de uren vermeld die je als projectleider denkt te besteden en de uren van eventuele teamleden of uitvoerenden (vormgevers, drukkers, regisseurs, fotografen, enz.). Voor het administratiebureau van de stichting staat standaard 5% van de benodigde projectkosten op de begroting.
Dekkingsplan
De kosten van het project moeten gedekt zijn. In het dekkingsplan staat waar de financiering vandaan komt. Hier worden (mogelijke) subsidiegevers en sponsoren vermeld.
Planning
In het projectplan staat ook een tijdsplanning.
Vaststelling projectplan
Het projectplan wordt besproken in de tweemaandelijkse bestuursvergadering. Als het duidelijk en
compleet is, wordt het formeel vastgesteld. Als bepaalde punten moeten worden aangescherpt, krijg je het met de nodige aanwijzingen terug.
Financiering en draagvlak
De subsidiegevers en sponsoren die in het projectplan staan, worden benaderd en zo wordt duidelijk hoeveel die daadwerkelijk investeren. Als daarmee de begroting gedekt is, geeft het bestuur het definitieve akkoord.
Uitvoering
Na het definitieve akkoord van het bestuur begint de uitvoering. Het bestuur sluit met de projectleider een overeenkomst af waarin de ‘regels voor overeenkomsten van opdracht’ zijn vastgelegd. Op basis hiervan ontvangt de projectleider een brief waarin de formele opdracht tot uitvoering van het project wordt bevestigd. De voortgang van het project komt in elke bestuursvergadering aan de orde. Het project wordt afgesloten met een presentatie: een opening, een film, een boek- of dvd-presentatie, enzovoorts.
Verantwoording
Als het project is afgerond wordt de uitvoering ervan verantwoord naar de subsidiegevers en andere financiers. Dit betreft zowel een inhoudelijke als een financiële verantwoording. Het financiële rapport wordt opgesteld door het administratiebureau van de stichting. Voor de inhoudelijke verantwoording, met daarin een verslag van de uitvoering en een evaluatie van de uitvoering ten opzicht van het projectplan, maakt de projectleider een concept.